Chaerunnisa Razqya Fakhriya Hi! I'm SEO Content Writer at Woowa CRM. I have experience in SEO writing with business and tech topic.

Strategi Customer Service yang Efektif: Panduan 6 Langkah untuk Layanan Pelanggan yang Lebih Baik

4 min read

Strategi Customer Service yang Efektif

Banyak bisnis merasa telah memberikan layanan pelanggan terbaik, tetapi tidak sedikit pelanggan yang merasa kecewa dengan pelayanan mereka. Oleh karena itu, dibutuhkan strategi customer service yang efektif untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Menurut sebuah studi dari entrepreneur.com, sekitar 80% bisnis meyakini bahwa layanan pelanggan mereka sangat baik, namun hanya 8% pelanggan yang sependapat.

Untuk meningkatkan layanan pelanggan, kamu perlu memperhatikan masukan dari pelanggan tentang kepuasan mereka terhadap layanan yang kamu berikan. Kamu juga perlu mencari strategi customer service yang tepat agar dapat membantu bisnis meningkatkan kepuasan pelanggan.

Lalu, strategi customer service seperti apa yang efektif? Bagaimana cara meningkatkan layanan kepuasan pelanggan? Temukan jawabannya pada artikel di bawah ini.

Mengapa Bisnis Perlu Mengoptimalkan Strategi customer Service?

Strategi Customer Service yang Efektif sangat penting bagi bisnis untuk memastikan bahwa aktivitas layanan berjalan lancar dan pelanggan merasa puas. Dengan menerapkan strategi customer service yang efektif, kamu dapat mengoptimalkan berbagai aspek dalam bisnismu, seperti berikut ini:

  1. Mengarahkan Aktivitas Layanan Pelanggan: Dengan strategi customer service yang baik, kamu dapat mengarahkan aktivitas layanan pelangganmu dengan lebih terencana dan terarah.
  2. Memantau Kinerja Tim Support: Strategi yang tepat memudahkanmu untuk memantau kinerja tim support secara langsung dalam melayani pelanggan. Hal ini memungkinkan kamu untuk mengidentifikasi area-area yang perlu ditingkatkan atau perbaikan.
  3. Identifikasi Masalah dengan Cepat: Dengan strategi yang efektif, kamu dapat mengidentifikasi masalah yang muncul secepat mungkin dan mengambil langkah-langkah untuk menyelesaikannya sebelum memengaruhi kepuasan pelanggan.
  4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Strategi yang tepat membantu kamu dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan memberikan solusi yang memuaskan bagi mereka, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
  5. Menjaga Loyalitas Pelanggan: Dengan memberikan pelayanan yang baik dan responsif, kamu dapat menjaga loyalitas pelanggan yang sudah ada dan menghindari kehilangan mereka kepada pesaing.
  6. Menghemat Biaya Operasional: Strategi customer service yang efektif juga dapat membantu menghemat biaya operasional perusahaan dengan mengoptimalkan proses dan mengurangi waktu serta sumber daya yang terbuang sia-sia.
  7. Meningkatkan Penjualan dan Produktivitas Tim Support: Dengan memprioritaskan kepuasan pelanggan melalui strategi customer service yang tepat, kamu dapat meningkatkan penjualan serta produktivitas tim supportmu secara keseluruhan.

6 Strategi Customer Service yang Efektif

Strategi Customer Service yang Efektif sangat penting untuk memastikan kepuasan pelanggan. Anda tidak harus mempekerjakan karyawan untuk posisi customer service atau membeli nomor hotline khusus. Saat ini, ada banyak alternatif yang dapat Anda ikuti untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Berikut adalah beberapa strategi customer service yang dapat Anda terapkan:

  1. Pastikan Pelanggan Sudah Puas dengan Bantuan Anda
    Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, kamu harus memastikan bahwa pelanggan sudah merasa terpuaskan dengan bantuan yang kamu berikan. Alasan utama pelanggan menghubungi customer service adalah karena mereka membutuhkan bantuan, entah untuk mengeluhkan sesuatu atau untuk menanyakan informasi tentang bisnismu.

    Namun, ingatlah bahwa tidak mudah memuaskan pelanggan yang marah dan mengeluh. Diperlukan kesabaran untuk menghadapi keluhan pelanggan dan keahlian dalam memberikan solusi terbaik. Pastikan untuk tidak mengakhiri pembicaraan sebelum pelanggan merasa puas atau mengucapkan terima kasih.

    Jadi, pastikan bahwa pelanggan merasa terpuaskan dengan bantuan yang Anda berikan. Hal ini karena pelanggan umumnya menghubungi customer service untuk meminta bantuan atau mengeluhkan sesuatu.
  2. Kurangi Beberapa Prosedur Pengaduan
    Kamu mungkin pernah merasa tidak puas dengan sebuah produk atau layanan jasa dan ingin mengadukan hal tersebut. Namun, seringkali kamu harus mengisi formulir pengaduan atau mengikuti prosedur lainnya sebelum bisa melakukannya.

    Terkadang, perusahaan membuat proses pengaduan menjadi rumit dengan banyaknya prosedur yang harus dilewati, seperti mengisi formulir atau mengirimkan email dengan format tertentu.

    Sadarilah bahwa hal tersebut bisa mengganggu pelanggan yang ingin cepat mendapatkan bantuan. Oleh karena itu, penting untuk menghapus beberapa prosedur yang terkesan ribet agar masalah pelanggan dapat segera teratasi. Langkah ini tidak hanya membantu meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi juga dapat meningkatkan loyalitas mereka terhadap merekmu.

    Jadi, hapus beberapa prosedur yang terkesan ribet agar pelanggan dapat dengan cepat mendapatkan bantuan tanpa harus melewati banyak tahapan.
  3. Kumpulkan Data Pengaduan dan Pertanyaan, Analisa dan Evaluasi Customer Service
    Dalam berbisnis, kamu harus siap melakukan segala analisis yang diperlukan. Analisis tidak hanya berkaitan dengan penjualan, tetapi juga terhadap pengaduan dan pertanyaan yang diterima. Kumpulkan data pengaduan dan pertanyaan dari pelanggan dalam periode waktu tertentu. Selanjutnya, lakukan analisis untuk mengidentifikasi masalah utama yang sering muncul. Buat daftar dari masalah yang paling sering terjadi hingga yang jarang terjadi.

    Melalui strategi ini, kamu dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengetahui area mana yang perlu diperbaiki untuk menghindari masalah yang serupa di masa depan.

    Jadi, analisis data pengaduan dan pertanyaan pelanggan dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah yang sering muncul dan meningkatkan pelayanan di masa depan.
  4. Berikan Pelayanan Ekstra Bila Diperlukan
    Tentunya kamu familiar dengan konsep garansi, bukan? Garansi biasanya diberikan oleh sebuah merek untuk memberikan kepastian kepada pelanggannya terhadap produk atau jasa yang telah dibeli. Jika barang rusak sebelum batas waktu garansi berakhir atau jasa yang diberikan tidak sesuai dengan kesepakatan awal, maka pelanggan berhak untuk mendapatkan ganti rugi.

    Coba terapkan konsep garansi ini saat kamu menerima keluhan dari pelangganmu. Jangan khawatir tentang potensi kerugian, karena itu adalah bagian dari konsekuensi dalam berbisnis. Kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama dalam bisnis.

    Berikan pelayanan ekstra atau produk secara cuma-cuma jika memang diperlukan. Terutama untuk menenangkan pelanggan yang marah karena ketidakpuasan, hal tersebut bukanlah tugas yang mudah. Memberikan pelayanan ekstra sebagai tanda penyesalan adalah salah satu cara terbaik untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

    Jadi, berikan pelayanan ekstra atau produk secara cuma-cuma jika diperlukan untuk menyelesaikan masalah pelanggan dan meningkatkan kepuasan mereka.
  5. Hubungi Kembali Pelanggan Anda
    Menghubungi kembali pelanggan yang sebelumnya membutuhkan bantuan merupakan praktik yang jarang dilakukan, meskipun dampaknya sangat signifikan. Tindakan ini dapat memperkuat hubungan emosional antara pelanggan dan merekmu. Tentu saja, pelanggan akan merasa dihargai ketika mereka menyadari bahwa kamu masih memperhatikan mereka.

    Jika pelanggan tidak lagi menghadapi masalah yang sama, itu akan memberikan rasa lega bagi kalian berdua. Dengan demikian, kamu dapat memanfaatkan kesempatan ini untuk melakukan pendekatan yang lebih dalam kepada mereka. Bahkan, jika kamu menyelipkan penawaran tentang produk atau layanan terbaru, bukan tidak mungkin kamu akan mendapatkan tanggapan yang positif darinya.

    Menghubungi kembali pelanggan yang pernah membutuhkan bantuan dapat meningkatkan keterikatan mereka dengan merek Anda.
  6. Gunakan Aplikasi Customer Service untuk Pelayanan Terbaik:
    Salah satu Strategi Customer Service yang Efektif adalah dengan memanfaatkan aplikasi Customer Service. Aplikasi ini memiliki banyak manfaat bagi perusahaan dalam menciptakan pengalaman pelanggan yang memuaskan.

    Kepuasan pelanggan merupakan tujuan utama bagi tim support yang bertugas sebagai garda terdepan dalam berkomunikasi dengan pelanggan. Selain mempermudah tim customer service dalam memberikan layanan dengan cepat, aplikasi ini juga memungkinkan pengukuran Key Performance Indicators (KPI) customer service dan evaluasi kinerja mereka. Pengukuran KPI customer service penting untuk menilai tingkat keberhasilan dari layanan yang diberikan kepada pelanggan. Dengan memantau KPI secara terarah dan teratur, perusahaan dapat melakukan evaluasi yang diperlukan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

    Jadi, manfaatkan aplikasi customer service untuk memberikan pengalaman terbaik kepada pelanggan dan mengukur kinerja tim support secara efektif.

Dengan menerapkan strategi customer service yang tepat, Anda dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperoleh berbagai manfaat bagi bisnis Anda.

Tingkatkan Pengalaman Pelanggan: 6 Strategi Customer Service yang Efektif

Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa terdapat 6 Strategi Customer Service yang Efektif untuk meningkatkan pengalaman pelanggan:

  1. Memastikan pelanggan merasa terpuaskan dengan bantuan yang diberikan.
  2. Mengurangi prosedur pengaduan yang rumit agar pelanggan bisa mendapatkan bantuan dengan cepat.
  3. Mengumpulkan dan menganalisis data pengaduan serta pertanyaan pelanggan untuk mengetahui masalah yang sering muncul.
  4. Memberikan pelayanan ekstra atau produk secara cuma-cuma bila diperlukan.
  5. Menghubungi kembali pelanggan untuk memperkuat hubungan dan menawarkan solusi lebih lanjut.
  6. Memanfaatkan aplikasi Customer Service untuk mempermudah pelayanan dan mengukur kinerja tim customer service.

Untuk mengimplementasikan strategi-strategi tersebut dengan lebih efektif, kamu dapat menggunakan Woowa CRM. Woowa CRM adalah Aplikasi Customer Relationship Management yang terintegrasi langsung dengan web.whatsapp, memberikan kemampuan tambahan dalam mengelola hubungan dengan pelanggan. Dengan Woowa CRM, kamu dapat dengan mudah menerapkan strategi-strategi tersebut dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik, serta mengoptimalkan layanan customer service dengan lebih efisien dan efektif.

Chaerunnisa Razqya Fakhriya Hi! I'm SEO Content Writer at Woowa CRM. I have experience in SEO writing with business and tech topic.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *