WhatsApp adalah salah satu platform pesan yang sangat populer di kalangan bisnis dan pelanggan. Kami menyadari bahwa terkadang kamu sebagai bisnis mungkin merasa kewalahan dengan banyaknya pesan dari pelanggan yang perlu direspon satu per satu di WhatsApp.
Oleh karena itu, kami ingin memperkenalkan fitur yang dapat membantu kamu mengatasi masalah ini, yaitu fitur WA Auto Respon. Dengan menggunakan fitur ini, kamu dapat dengan mudah menjawab pesan dari pelanggan secara otomatis.
Tidak hanya itu, WA Auto Respon juga memberikan kemudahan bagi bisnis dalam menjalankan kegiatan pemasaran dan penjualan. Melalui aplikasi auto chat WA, kamu dapat dengan cepat menyebarkan notifikasi penting dan informasi lainnya kepada pelanggan.
Jadi, bagaimana cara membuat WA Auto Respon ini? Kami mengundang kamu untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara menentukan WA Auto Respon yang efektif melalui artikel di bawah ini.
Apa Itu WA Auto Respon?
Kami memahami bahwa WA Auto Respon adalah fitur yang sangat berguna dalam WhatsApp Business yang memungkinkan pengiriman pesan balasan secara otomatis. Pesan balasan yang dikirimkan akan disesuaikan dengan konteks pertanyaan yang diajukan oleh pengirim pesan.
Jika WA Auto Respon tidak memiliki jawaban yang tepat, maka pesan akan dialihkan ke customer service. Hal ini memastikan bahwa pesan dari pelanggan dapat ditangani dengan efisien.
Meskipun Anda dapat menemukan aplikasi auto WhatsApp sender secara gratis di Google Play Store atau App Store, namun aplikasi tersebut memiliki banyak keterbatasan. Oleh karena itu, aplikasi tersebut tidak cocok untuk bisnis yang memiliki banyak pelanggan.
Berbeda halnya dengan WA Auto Respon berbasis API yang bekerja dengan lebih baik, terutama untuk kebutuhan bisnis. WA Auto Respon berbasis API memiliki fitur-fitur pendukung yang dapat membantu bisnis dalam mengelola pesan pelanggan dengan lebih efektif.
Siapa yang Membutuhkan WA Auto Respon?
Setiap bisnis pada dasarnya membutuhkan WhatsApp Auto Respon. Fitur aplikasi auto chat WA ini dapat digunakan untuk keperluan customer service, pemasaran, dan penjualan secara bersamaan.
Berikut adalah beberapa tanda bahwa bisnis Anda membutuhkan aplikasi ini:
- Anda memiliki bisnis atau perusahaan yang aktif.
- Anda menggunakan WhatsApp sebagai sarana komunikasi dengan pelanggan Anda.
- Anda tidak lagi mampu secara manual membalas semua pesan dari pelanggan melalui WA karena jumlah pesan yang masuk sangat banyak.
- Anda memiliki beberapa admin atau agen customer service yang bertugas melayani pelanggan (multiple users).
Jika Anda memenuhi satu atau beberapa kondisi di atas, maka kemungkinan besar Anda membutuhkan aplikasi auto chat WA. Oleh karena itu, kami sangat menyarankan Anda untuk terus membaca artikel ini hingga selesai guna mendapatkan informasi yang lengkap.
Apa Manfaat WA Auto Respon Bagi Penggunanya?
Aplikasi auto chat WA memiliki manfaat yang sangat berharga dalam memberikan balasan otomatis kepada pelanggan. Berikut adalah manfaat WhatsApp Auto Respon lainnya:
- Mengirimkan balasan otomatis kepada pelanggan sehingga mereka tidak perlu menunggu terlalu lama untuk mendapatkan respons.
- Memberikan tanggapan atau informasi yang relevan sesuai dengan pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan.
- Secara otomatis menyimpan data pelanggan seperti nama, nomor telepon, dan riwayat percakapan.
- Membuat tiket otomatis untuk pertanyaan atau permintaan yang kompleks, yang kemudian dapat diteruskan ke tim customer service.
- Membantu dalam proses penjualan dengan adanya respon otomatis kepada pelanggan.
- Memungkinkan pengaturan tugas yang lebih baik dan sistematis bagi tim customer service dan tim penjualan melalui integrasi dengan aplikasi CRM.
- Menjamin keamanan pesan dengan adanya verifikasi dan otentikasi pada pesan WhatsApp.
Dengan menggunakan WhatsApp Auto Respon, bisnis dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan pelanggan mereka, serta meningkatkan proses penjualan secara keseluruhan.
Bagaimana Cara Membuat WhatsApp Auto Respon Di WhatsApp Business?
Anda dapat memperoleh WhatsApp auto respon dengan mengunduh aplikasi WhatsApp Business melalui Play Store atau App Store. Setelah memiliki aplikasi auto chat WA, berikut adalah langkah-langkah untuk membuat WA auto respon menggunakan WhatsApp Business:
1. Buat Akun WhatsApp Business
Unduh dan buat akun WhatsApp Business, kemudian masuk dengan cara yang sama seperti saat login ke akun WhatsApp Messenger. Setelah itu, ketuk tiga titik di pojok kanan atas akun WhatsApp Anda dan pilih opsi “Setelan/Setting”.
2. Lengkapi Profil dan Katalog Bisnis
Setelah masuk ke halaman Pengaturan, pilih fitur bisnis. Di sini, Anda akan menemukan beberapa fitur yang berkaitan dengan bisnis Anda, seperti profil bisnis, katalog, fitur pesan, label pesan, dan opsi untuk membagikan tautan akun WhatsApp bisnis Anda.
Lengkapi profil dan katalog dengan informasi bisnis yang relevan. Hal ini akan membantu pelanggan mengenali bisnis Anda dengan mudah.
3. Aktifkan WhatsApp Auto Respon
Atur fitur pesan untuk mengaktifkan WA auto respon. Anda dapat mengedit isi pesan sesuai dengan yang ingin Anda kirimkan kepada prospek atau pelanggan.
- Pesan di Luar Jam Kerja
Fitur ini akan secara otomatis mengirimkan pesan kepada orang yang menghubungi bisnis Anda di luar jam kerja. Sebaiknya tulis pesan yang memberitahu mereka mengenai jam operasional bisnis yang berlaku. Pelanggan akan dihubungi kembali keesokan harinya. - Pesan Salam
Fitur ini akan secara otomatis menyambut prospek atau pelanggan baru. Pesan salam akan muncul secara otomatis saat pelanggan mulai berinteraksi dengan Anda. - Balasan Cepat
Anda dapat mengatur dan menyimpan jawaban untuk pertanyaan yang sering diajukan kepada Anda. Selain itu, Anda juga dapat mengatur jadwal pengiriman pesan dan menentukan penerima pesan auto respon pada akun WhatsApp Business Anda.
Perbedaan antara autoresponder pada aplikasi auto chat WA Business biasa dan aplikasi auto chat WA berbasis API
| WA Autoresponder Biasa | WA Auto Respon Berbasis API |
| 1. Terbatas untuk 2 admin (1 HP dan 1 Laptop) 2. Sinkronisasi dan penyimpanan chat harus dilakukan secara manual 3. Penyimpanan nomor kontak juga dilakukan secara manual 4. Fitur terbatas, tidak dapat mengirim pesan blast 5. Koneksi terputus saat perangkat utama offline 6. Tidak dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain 7. Tidak ada centang hijau yang menandakan pesan terkirim | 1. Tidak terbatas jumlah admin yang dapat menggunakan Sinkronisasi dan penyimpanan riwayat chat dilakukan secara otomatis 3. Nomor dan nama kontak tersimpan secara otomatis Bisa mengirim pesan blast dan fitur-fitur canggih lainnya 4. Akun WhatsApp selalu aktif selama nomor masih aktif 5. Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain 6. Terdapat centang hijau yang meningkatkan kepercayaan pelanggan dengan menandakan pesan telah terkirim |
Bagaimana Cara Membuat WhatsApp Auto Respon?
Untuk memiliki aplikasi auto chat WA yang lebih canggih dengan berbagai fitur penting lainnya, Anda perlu memperoleh WhatsApp Business API. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuatnya:
Langkah 1: Daftarkan Bisnis Anda ke Facebook Business Manager
Lengkapi informasi bisnis Anda, seperti nama bisnis, URL situs web, e-mail bisnis, dan dokumen bisnis resmi seperti SIUP/NIB/NPWP. Pastikan bisnis Anda memenuhi kriteria yang ditetapkan oleh WhatsApp.
Langkah 2: Bermitra dengan BSP WhatsApp
Anda perlu bekerja sama dengan Business Solution Provider (BSP) yang akan mendaftarkan bisnis Anda ke WhatsApp. Anda hanya dapat memperoleh aplikasi ini melalui BSP WhatsApp. Salah satu BSP WhatsApp terbaik di Indonesia adalah Mekari Qontak.
Langkah 3: Aktifkan Satu Nomor Telepon
Setelah diverifikasi, nomor bisnis Anda akan diaktifkan untuk akun WhatsApp Business API. Perlu diingat bahwa Anda tidak dapat dengan bebas mengganti nomor tersebut dan mengubahnya kembali menjadi nomor WhatsApp biasa.
Langkah 4: Lengkapi Profil Bisnis Anda
Isi profil bisnis Anda dengan lengkap dan jelas. Hal ini membantu prospek dan pelanggan untuk lebih mengenal bisnis Anda serta memahami aturan yang Anda buat, seperti jam operasional, ketentuan pemesanan, kebijakan retur, dan lain-lain.
Langkah 5: Masuk ke Panel Chat Qontak
Anda akan menerima kredensial yang dapat digunakan untuk login ke panel chat Qontak. Tampilan menu panel chat akan berbeda antara admin dan manajer.
Admin hanya dapat membalas pesan yang masuk, sementara manajer dapat memantau pesan yang masuk dan melakukan pengaturan lainnya.
Langkah 6: Atur Isi Pesan WA Auto Respon
Di menu “Setting” di sebelah kiri, pilih opsi “Chat” untuk mengatur auto WhatsApp sender. Anda dapat mengatur respon yang ingin Anda berikan untuk setiap pertanyaan yang dikirimkan oleh pelanggan ke akun WhatsApp Business API Anda.
Langkah 7: Lakukan Uji Coba Pesan
Sebelum menggunakannya secara luas dengan pelanggan Anda, lakukan uji coba pesan untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat memperoleh WhatsApp Business API dan menggunakan aplikasi auto chat WA dengan fitur-fitur yang lebih canggih untuk meningkatkan komunikasi dan interaksi dengan pelanggan Anda.
Bagaimana Cara WA Auto Respon Bekerja?
Menggunakan autoresponder WhatsApp tidaklah sulit. WA auto respon bekerja dengan cara memindai trigger yang telah Anda buat. Selanjutnya, aplikasi auto chat WA akan secara otomatis mengirimkan pesan balasan sesuai dengan trigger yang telah Anda atur sebelumnya.
Berikut adalah cara menggunakan autoresponder WhatsApp untuk mengoptimalkan bisnis Anda:
1. Memindai Kata Kunci
Auto respon bekerja dengan memindai kata kunci yang ada dalam pesan pengguna. Jika kata kunci yang sama atau mirip dengan pesan jawaban yang telah Anda atur ditemukan, maka pesan balasan akan dikirimkan secara otomatis.
Pastikan untuk menyertakan kata kunci yang umum digunakan oleh pelanggan saat menghubungi Anda. Jika sistem tidak menemukan kata kunci yang sesuai, auto sender tidak akan memberikan balasan.
2. Menyediakan Opsi Jawaban dengan FAQ
Autoresponder WhatsApp dapat mengirimkan pesan yang berisi opsi pertanyaan di awal percakapan. Pelanggan dapat memilih salah satu opsi yang tersedia, dan WA auto respon akan memberikan jawaban yang sesuai.
Pada opsi terakhir, biasanya disediakan informasi bahwa pelanggan dapat menghubungi call center jika tidak ada pertanyaan yang sesuai dengan opsi yang diberikan.
3. Pendekatan Kontekstual
Metode kontekstual lebih canggih karena mampu memberikan balasan menggunakan bahasa yang lebih manusiawi. Untuk menggunakan metode ini, diperlukan database yang cukup besar untuk menjawab berbagai jenis pertanyaan atau permintaan pelanggan.
Caranya adalah dengan mengumpulkan data pelanggan dan transkrip percakapan. Semakin banyak data yang terkumpul, kemampuan WA auto respon dalam memberikan jawaban juga akan semakin berkembang.
Dengan menggunakan autoresponder WhatsApp secara efektif, Anda dapat meningkatkan efisiensi komunikasi dengan pelanggan, memberikan respons cepat, dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
Apa yang Bisa Saya Lakukan dengan fitur WA Auto Respon?
Setelah kamu memiliki WA auto respon, ada banyak hal yang dapat kamu lakukan untuk mengoptimalkan bisnismu. Berikut adalah beberapa fitur WhatsApp berbasis API lainnya yang dapat membantu:
- WhatsApp Notification API
WA auto respon dapat kamu gunakan untuk mengirimkan pesan otomatis kepada pelangganmu untuk berbagai keperluan, seperti pengingat, pelacakan pengiriman, status pesanan, dan lainnya. - WhatsApp Masking
Dengan fitur WhatsApp Masking, nama bisnismu tetap akan muncul di layar chat penerima, meskipun mereka tidak menyimpan nomormu. Ini akan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnismu. - WhatsApp Blast
Kamu dapat mengirim pesan ke banyak nomor sekaligus tanpa perlu menyimpan kontak penerima terlebih dahulu. Fitur ini memungkinkan kamu mengirimkan promosi terbaru kepada pelangganmu secara efisien. - WhatsApp Rotator
Dengan fitur WhatsApp Rotator, kamu dapat mengatur alur tugas agen berdasarkan leads yang masuk melalui WA auto respon berbasis API-mu. - Chat Widget dan Live Chat
Kamu dapat memasang WhatsApp chat widget di situs web atau platform WordPress-mu, sehingga pelanggan dapat langsung menghubungi admin-mu tanpa harus beralih ke aplikasi atau perangkat lain. Fitur ini sangat berguna untuk meningkatkan interaksi dengan pelangganmu. - Integrasi dengan CRM
Dengan mengintegrasikan aplikasi ini dengan sistem CRM, kamu dapat melacak pertumbuhan bisnismu dan kinerja admin WhatsApp secara otomatis. Data dan informasi pelanggan disimpan dan dianalisis dalam satu platform. Integrasi ini juga memberikan manfaat lain yang tidak boleh kamu lewatkan. - WA Auto Respon untuk PC
Kamu juga dapat menggunakan fitur WhatsApp auto respon untuk melakukan personal chat sesuai kebutuhan pelangganmu berdasarkan riwayat interaksi dan komunikasi sebelumnya. Ini dapat dilakukan melalui WhatsApp yang terintegrasi dengan Omnichannel CRM, memungkinkan kamu untuk melacak riwayat interaksi pelanggan dengan mudah di berbagai saluran dan menggunakan informasi tersebut untuk melakukan personal chat.
Dengan memanfaatkan fitur-fitur ini, kamu dapat meningkatkan efisiensi komunikasi bisnismu, memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan, dan mengoptimalkan operasional bisnis secara keseluruhan.
Buat WA Auto Respon Anda Sendiri Sekarang
Dalam artikel ini, kita telah membahas fitur WhatsApp Auto Respon dan berbagai manfaatnya dalam mengoptimalkan bisnis. Dari notifikasi pengingat hingga kemampuan mengirim pesan massal, WhatsApp Auto Respon memberikan cara mudah untuk kamu menjawab chat WhatsApp secara otomatis, meningkatkan efisiensi dan meningkatkan interaksi dengan pelanggan.
Namun, untuk lebih mengoptimalkan pengelolaan pelanggan dan meningkatkan kekuatan dalam menangani pelanggan, ada solusi yang lebih canggih dan terintegrasi: Woowa CRM. Woowa CRM adalah Aplikasi Customer Relationship Management yang dirancang sebagai extension Browser Chrome yang terintegrasi langsung dengan web.whatsapp kamu. Dengan Woowa CRM, kamu dapat mengeluarkan kekuatan super dalam menangani pelanggan yang belum ada di web.whatsapp official aslinya.
Melalui integrasi langsung dengan web.whatsapp, Woowa CRM memungkinkan kamu untuk melacak riwayat interaksi pelanggan, mengelola tugas agen, mengirim pesan otomatis, dan menganalisis data pelanggan secara efisien. Dengan fitur-fitur yang canggih dan kemampuan yang disediakan oleh Woowa CRM, kamu dapat meningkatkan layanan pelanggan, mengoptimalkan proses bisnis, dan mencapai pertumbuhan yang lebih baik.
Jadi, jika kamu ingin mengambil langkah lebih jauh dalam mengelola pelanggan dan memaksimalkan potensi WhatsApp Auto Respon, Woowa CRM adalah solusi yang tepat untukmu. Dengan mengintegrasikan WhatsApp Auto Respon dengan Woowa CRM, kamu dapat mengoptimalkan pengalaman pelanggan, meningkatkan efisiensi operasional, dan mencapai kesuksesan yang lebih besar dalam bisnismu.
