Dalam transaksi penjualan, kamu memiliki banyak opsi dokumen yang bisa kamu gunakan untuk memaksimalkan proses pembukuan dan pesanan penjualanmu. Salah satunya adalah Sales Order (SO).
Tapi sebenarnya, apa sih sales order itu? Apa fungsinya? Dan apa manfaatnya? Selain itu, bagaimana sih formatnya?
Nah, buat kamu yang ingin tahu lebih lanjut, yuk kita simak pembahasan lengkap tentang pengertian sales order beserta contoh form-nya dalam artikel ini!
Apa Itu Sales Order?
Kamu mungkin sudah familiar dengan sales order, kan? Nah, sales order ini sebenarnya adalah dokumen penjualan yang dibuat oleh pihak penjualan untukmu sebagai pelanggan setia. Tujuannya sih simpel, yakni untuk mengkonfirmasi pesanan atau pembelian produk atau layanan yang kamu lakukan.
Dalam dokumen ini, kamu bakal menemukan beragam informasi penting seputar penjualanmu. Mulai dari kuantitas barang atau jasa yang kamu pesan, kualitasnya, harga yang harus kamu bayar, metode pembayaran yang kamu pilih, dan tentunya informasi lain yang relevan dengan transaksi ini. Jadi, sales order ini memudahkanmu untuk melihat semua detail yang perlu kamu ketahui tentang pembelianmu.
Manfaat dan Fungsi Sales Order
Selain untuk mengonfirmasi pesananmu, Sales Order (SO) juga memiliki fungsi dan manfaat lain yang sangat membantu dalam menjalankan proses penjualan dengan lancar. Yuk, simak beberapa fungsi dan manfaat penting dari sales order ini bagi bisnismu:
1. Mengurangi risiko kesalahan manusia
SO biasanya dibuat sebelum barang atau jasa dirakit, dikirim, atau dilaksanakan. Ini berarti SO memiliki peran penting dalam memastikan keakuratan penjualan.
Baik kamu maupun pelangganmu dapat melihat dokumen pesanan penjualan ini dan memeriksanya dengan order pembelian dan penawaran yang telah dilakukan sebelumnya.
Dalam hal ini, kamu juga bisa menggunakan dukungan dari alat seperti CRM untuk mendeteksi kesalahan sebelum produk dikirim. Selain itu, aplikasi CRM juga dapat mengotomatiskan seluruh proses bisnis, sehingga kamu dan timmu dapat bekerja dengan lebih efektif.
2. Meningkatkan pelacakan inventaris
Untuk mengelola inventaris dengan efektif, kamu membutuhkan sistem pelacakan inventaris yang kuat.
Oleh karena itu, SO sangat penting untuk mengetahui pesanan apa yang harus dipenuhi sebelum dikirim, mencegah adanya pesanan yang sama, dan mengoptimalkan proses pengadaan produk atau jasa.
Selain itu, SO juga memungkinkan kamu untuk mengalokasikan inventaris secara efektif untuk pelanggan tertentu.
Gunakan juga perangkat pendukung yang dapat membantu merekam detail SO, pengemasan, dan pengiriman dalam satu antarmuka, sehingga pekerjaanmu menjadi lebih mudah.
3. Menjaga kebersihan akunmu
Setiap dokumen penjualan memiliki peranannya sendiri dalam akuntansi bisnismu.
Dengan adanya Sales Order, kamu bisa mencocokkan surat penawaran, purchase order, sales order, dan invoice menggunakan nomor pesanan yang sama.
Apalagi jika kamu menggunakan alat otomatis yang mempermudah pekerjaan ini, maka tidak akan ada lagi dokumen yang tercecer dan akunmu akan tetap rapi.
Format Sales Order
Kamu punya banyak pilihan format dokumen pesanan penjualan untuk membuat Sales Order (SO), lho. Tapi jangan khawatir, karena formatnya nggak terbatas pada satu pilihan saja.
Kamu bisa menyesuaikan format dokumen sesuai dengan preferensimu dan kebutuhan proses penjualan bisnismu.
Nah, berikut ini adalah beberapa format sales order yang umum digunakan:
- Nama perusahaan dan informasi kontak perusahaan
- Informasi kontak dan nama pelanggan
- Informasi penagihan pelanggan
- Data terkait informasi pengiriman produk atau layanan
- Informasi terkait produk atau layanan
- Harga sebelum pajak
- Pajak, pengiriman, dan biaya pengiriman
- Total harga setelah pajak
- Jumlah setoran yang sudah dilakukan
- Biaya yang harus dibayar
- Syarat dan ketentuan yang ditentukan oleh perusahaan
- Tanda tangan
- Informasi lain yang relevan sesuai kebutuhanmu
Jadi, dengan format sales order yang lengkap ini, kamu bisa memastikan semua informasi penting terdokumentasi dengan baik dan sesuai kebutuhanmu.
Contoh Form Sales Order
Biar kamu bisa lebih paham tentang apa itu sales order, nih, kami kasih contoh form sales order yang bisa kamu gunakan.
Ingat ya, kamu bisa menyesuaikan informasi dan data yang dibutuhkan dalam dokumen SO ini sesuai dengan kebutuhan bisnismu!
Otomatiskan Sales Order Anda dengan Aplikasi CRM!
Penting bagi bisnis untuk menggunakan sales order sebagai dokumen yang membantu mengatur dan memproses pesanan penjualan dengan efisien. Dengan menggunakan format sales order yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, informasi yang diperlukan dapat terdokumentasi dengan baik, memudahkan proses penjualan, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Sebagai tambahan, untuk mengoptimalkan pengelolaan hubungan pelanggan dan meningkatkan efektivitas dalam menangani pelanggan, Woowa CRM dapat menjadi solusi yang tepat. Woowa CRM adalah Aplikasi Customer Relationship Management yang dirancang dalam bentuk extension Browser Chrome. Dengan integrasi langsung dengan web.whatsapp, Woowa CRM memberikan kemampuan luar biasa dalam menangani pelanggan yang belum tersedia dalam web.whatsapp official aslinya.
Dengan Woowa CRM, kamu dapat memanfaatkan kekuatan super untuk mengelola hubungan pelanggan dengan lebih efisien. Melalui fitur-fitur yang disediakan, seperti pelacakan pesanan, pengelolaan kontak, pengiriman pesan otomatis, dan analisis data, Woowa CRM membantu meningkatkan produktivitas, memperkuat kinerja tim, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Jadi, jika kamu ingin meningkatkan kemampuan dalam mengelola hubungan pelanggan dan mengoptimalkan potensi penjualan melalui WhatsApp, Woowa CRM adalah solusi yang dapat membantu bisnismu mencapai kesuksesan.
