Apa itu ERP? Enterprise Resource Planning System atau lebih dikenal dengan sistem ERP adalah singkatan dari enterprise (perusahaan/organisasi), resource (sumber daya), planning (perencanaan).
Secara umum, Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi multi-modul terintegrasi yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam suatu perusahaan.
Dengan cara ini pekerjaan menjadi lebih efisien dan lebih banyak layanan yang dapat diberikan kepada konsumen, yang pada gilirannya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan yang maksimal bagi seluruh pemangku kepentingan (stakeholder) perusahaan.
Berikut penjelasan tentang apa itu, apa fungsinya, dan mengapa perusahaan perlu menggunakan sistem atau software Enterprise Resource Planning (ERP).
Pengertian dan Sejarah Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Memahami bahwa Enterprise Resource Planning System (ERP) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk menghubungkan berbagai aktivitas fungsional dan teknis dalam perusahaan dan mengintegrasikan semua aspek sumber daya manusia ke dalamnya.
Fungsi ERP adalah untuk menstandarkan, menyederhanakan, dan mengintegrasikan berbagai sumber daya manusia, sumber daya keuangan, dan proses bisnis terdistribusi.
Teknik ini awalnya dibuat oleh Gartner pada tahun 1990 untuk menjelaskan Perencanaan Kebutuhan Material dan Perencanaan Sumber Daya Manufaktur.
ERP berevolusi dari Manufacturing Resource Planning (MRP II), yang membuat langkah besar dalam mengelola proses manufaktur.
Sistem ERP modular biasanya menangani manufaktur, logistik, alokasi inventaris, penagihan, termasuk aktivitas yang berkaitan dengan akuntansi perusahaan.
Cara Kerja Sistem ERP
Secara umum, ERP menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis guna mengurangi tenaga kerja manual dan merampingkan alur kerja bisnis yang ada.
Sistem ERP seringkali menyertakan dasbor tempat pengguna dapat melihat data real-time yang dikumpulkan dari seluruh perusahaan untuk mengukur produktivitas dan profitabilitas.
Misalnya, solusi rantai pasokan sistem perencanaan sumber daya perusahaan mungkin menerima pesanan pelanggan dan kemudian secara otomatis mengirimkan informasi tersebut ke pusat distribusi yang lokasinya paling efisien untuk pemenuhan pesanan secara tepat waktu.
Bergantung pada solusi yang Anda pilih, sistem ERP Anda mungkin dapat melihat informasi tentang tingkat inventaris, waktu tunggu, dan faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling efisien dan hemat biaya dalam memenuhi pesanan.
Tanpa sistem ini, data seringkali ditutup oleh departemen dan sulit diakses di seluruh perusahaan, sehingga sistem ini dikenal sebagai aplikasi ERP open source.
Dengan menggunakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan, data dari berbagai departemen dapat dengan mudah dibagikan dan divisualisasikan ke seluruh organisasi.
Kekayaan informasi dan penyederhanaan ini dapat membantu menentukan sasaran bisnis dan mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk tugas yang dapat diotomatisasi.
Manfaat atau Keunggulan Menggunakan Sistem ERP untuk Perusahaan
Organisasi atau perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP biasanya menggunakan sistem database tersendiri. Setiap unit kerja memiliki database sendiri.
Misalnya, pemasaran memiliki basis data pemasaran, sumber daya manusia atau HRD sendiri, memiliki basis data SDM sendiri, pembelian memiliki basis data pembelian sendiri, dan keuangan memiliki basis data keuangan sendiri.
Sistem independen ini memiliki database yang berbeda, yang seringkali tidak kompatibel dan sulit dikelola.
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut dengan membuatnya terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien.
Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat dinikmati organisasi yang berhasil menerapkan sistem ERP:
1. Integrasi Bisnis & Akurasi Data yang Lebih Baik
Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu.
Jika data dimasukkan dalam satu modul (seperti data penerimaan bahan), modul lain seperti Pembayaran dan Inventaris juga diperbarui secara otomatis.
Pembaruan ini terjadi secara real-time atau saat transaksi terjadi.
Data yang dimasukkan hanya perlu dimasukkan satu kali yaitu pada saat terjadi transaksi, dan tidak perlu memasukkan data pada modul lain.
Oleh karena itu, kebutuhan multiple data entry dapat dihilangkan (dihilangkan). Selain itu, kemungkinan terjadinya kesalahan entri data dan duplikasi data juga dapat diminimalkan.
Struktur basis data terpusat juga memungkinkan manajemen dan keamanan yang lebih baik atau menghindari hilangnya data penting.
2. Perencanaan & Manajemen Sistem Informasi
Sistem ERP memiliki alat pendukung keputusan yang hebat. Contohnya termasuk alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu manajemen SI memanfaatkan sumber dayanya secara lebih tepat, seperti bahan, sumber daya manusia, dan mesin atau peralatan kerja.
Dalam hal penyajian laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang dibutuhkan oleh manajemen.
Manajemen dapat mengakses laporan ini kapan pun mereka membutuhkannya.
3. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Selain memberikan perencanaan yang lebih baik, sistem perencanaan sumber daya perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensi kegiatan sehari-hari.
Contohnya termasuk pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen mutu, manajemen kas, dan pemenuhan penjualan.
Dengan sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok dapat dipersingkat.
Sistem ERP didasarkan pada proses praktik terbaik internasional yang diadopsi oleh organisasi yang menerapkannya.
Pekerjaan menjadi lebih terstruktur sehingga tidak bergantung pada individu atau pekerja tertentu.
Sistem ERP perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
4. Menjadi Jembatan Manajemen Hubungan Pelanggan
Manfaat selanjutnya dari penggunaan Enterprise Resource Planning adalah dapat menjadi jembatan menuju customer relationship management.
Anda dapat memusatkan informasi pelanggan untuk akses yang lebih cepat.
Kehadiran CRM hingga ERP juga bisa menjadi perpanjangan dari pemasaran kreatif.
Selain itu, aktivitas lini penjualan dan manajemen produk akan dipantau secara otomatis saat meninjau sistem yang ada.
5. Meningkatkan Kolaborasi
Salah satu penggunaan perangkat lunak yang dirasakan saat tersedia adalah meningkatkan kolaborasi.
Apalagi jika perusahaan memiliki banyak departemen.
Hal ini dikarenakan kolaborasi antar departemen merupakan bagian penting dan sangat dibutuhkan dalam dunia bisnis.
Oleh karena itu, perangkat lunak ERP ada dalam isolasi dari departemen.
Semua departemen nantinya dapat mengakses data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP.
Selain itu, satu departemen dapat mengakses data milik departemen lain, memperluas kolaborasi antar tim hanya melalui Internet.
6. Menghemat Biaya Operasional
Salah satu alasan mengapa software ERP banyak digunakan oleh kalangan bisnis adalah karena kemampuannya dalam menghemat biaya operasional.
Ini juga mengapa hambatan atau kerusakan dapat diantisipasi dengan benar.
Selain itu, perangkat ini dapat membantu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, mengurangi waktu lead time.
7. Meningkatkan Keamanan Data
Penggunaan program ERP yang sangat menguntungkan adalah peningkatan keamanan data.
Ini karena ERP memiliki firewall dan kontrol yang membatasi.
Tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya pelanggaran data. Oleh karena itu, semua data disimpan dalam sistem terpusat, yang menjaga keamanan bagian titik akses.
Dengan sistem ERP, manajer SDM dapat menyembunyikan data penting yang hanya dapat dilihat oleh orang tertentu.
Selain itu, administrator dapat memberikan akses kepada karyawan atau mengidentifikasi perilaku yang mencurigakan.
8. Membuat Prakiraan Bisnis Lebih Akurat
Kegunaan software ERP adalah dapat membuat peramalan bisnis menjadi lebih akurat.
Hal ini karena pemangku kepentingan perusahaan bergantung pada laporan.
Oleh karena itu, hal ini mempengaruhi keputusan yang diambil.
Itu sebabnya solusi dari perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan adalah alat yang dapat memfasilitasi pelaporan secara real-time, lengkap, dan konsisten.
Jenis-Jenis Sistem ERP
Sistem ERP tersedia melalui instalasi di tempat, solusi berbasis cloud, atau kombinasi keduanya.
Beberapa vendor menawarkan metode penginstalan dan bahkan penerapan hybrid, tetapi banyak yang mulai memindahkan solusi mereka ke sistem berbasis cloud saja.
Ini adalah respons terhadap tren pembeli – meningkatnya kebutuhan cloud atau SaaS ERP. Selain itu, perangkat lunak sering dimigrasikan ke cloud.
1. On-Premise ERP
Apa itu On-Premise ERP? ERP lokal diinstal langsung di server yang dimiliki dan dikelola oleh bisnis Anda, yang berarti Anda bertanggung jawab untuk memelihara sistem ini.
2 ERP Berbasis Cloud
Apa itu ERP berbasis cloud? Cloud ERP disebarkan melalui web, memungkinkan pengguna untuk mengakses sistem kapan pun mereka memiliki koneksi internet.
Biasanya, penyedia berbasis cloud mendistribusikan pembaruan dan menangani pemeliharaan sistem. Ada berbagai opsi penerapan dan hosting berbasis cloud yang tersedia – berikut ikhtisar singkatnya:
- SaaS (software-as-a-service) ERP berbasis langganan, yang berarti Anda membayar biaya bulanan tergantung pada jumlah pengguna yang Anda miliki.
- Cloud pribadi dihosting di pusat data di situs web Anda atau disediakan oleh penyedia layanan pihak ketiga.
- Cloud publik dikelola oleh penyedia layanan cloud pihak ketiga dan dikirimkan melalui Internet.
3. Hybrid ERP
Apa itu Hybrid ERP? Hybrid ERP menawarkan kombinasi penerapan dan layanan terkelola, memungkinkan Anda menentukan pengalaman perencanaan sumber daya perusahaan Anda sendiri.
Sistem Cloud ERP memiliki beberapa keunggulan. Pertama dan terpenting, sistem dapat diakses oleh pengguna selama mereka memiliki koneksi internet dan hanya membutuhkan infrastruktur yang terbatas.
Selain itu, penyedia cloud secara teratur mendistribusikan pembaruan dan perbaikan pemeliharaan agar sistem tetap mutakhir.
Oleh karena itu, pengguna cloud ERP dapat menghemat waktu dan uang dengan sistem yang mudah digunakan ini.
Industri Apa Saja yang Menggunakan Sistem ERP?
Bisnis kecil dan perusahaan besar sama-sama menggunakan Perencanaan Sumber Daya Perusahaan untuk merampingkan alur kerja mereka. Solusi sumber daya perusahaan juga digunakan di berbagai industri.
Beberapa industri di mana bisnis kecil dan besar biasanya menggunakan sistem ERP adalah:
- Ritel
- Manufaktur
- Farmasi
- Distribusi
- Teknologi
- Perhotelan
- Konstruksi
- Pertahanan
Bergantung pada vendornya, perangkat lunak dapat disesuaikan atau dikonfigurasikan untuk kebutuhan spesifik industri Anda.
Selain itu, tergantung pada industri Anda, solusi perencanaan sumber daya perusahaan kustom dapat dikembangkan berdasarkan kebutuhan Anda.
Misalnya, perangkat lunak distribusi dan perangkat lunak manufaktur termasuk dalam kategori rangkaian perencanaan sumber daya perusahaan.
Manfaat menggunakan solusi khusus ini untuk operasi distribusi atau manufaktur adalah penggunaan sistem khusus ini mengurangi kebutuhan penyesuaian atau konfigurasi untuk mengaktifkan dan menjalankan sistem.
Fitur Wajib dalam Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut adalah beberapa perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang harus dimiliki untuk perusahaan mikro dan makro.
1. Fitur Integrasi
Karena tujuan utama keberadaan sistem adalah sebagai penghubung data, ia harus memiliki fitur integrasi.
ERP akan menganalisis, memantau, dan melaksanakan tugas yang diberikan berdasarkan data penting.
Melalui satu data, sistem membagikan hasil pemrosesan dengan platform yang ada dari semua departemen kerja.
Ini akan memungkinkan setiap departemen untuk berkomunikasi lebih lancar di dalam perusahaan Anda.
2. Fitur Otomatisasi
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau fungsionalitas ERP, yang seharusnya dapat mengotomatiskan tugas-tugas manual umum seperti mengelola pesanan dan keuangan, adalah solusi utama.
Hal ini akan memungkinkan Anda untuk menjalankan hal-hal lain yang lebih penting sehingga waktu kerja pun akan lebih produktif.
Fitur otomatis juga akan mengurangi kesalahan teknis yang disebabkan oleh manusia.
Dalam jangka panjang, memiliki data yang dipatenkan dan terstruktur akan mengurangi kemungkinan kesalahan yang dapat merusak bisnis Anda.
Dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan, sangat penting untuk memiliki sistem pelaporan yang baik sehingga dapat digunakan sesuai kebutuhan.
Biasanya, ini akan disertai dengan berbagai alat dasbor yang menyertakan grafik laporan kinerja departemen perusahaan Anda.
Sistem ERP juga akan memberikan laporan yang lebih rinci untuk memudahkan evaluasi.
3. Fitur Analisis Data
Karena tugas ERP adalah salah satu pengolah data dari departemen yang ada, fungsi analisis data wajib ada di dalamnya.
Kehadiran sistem ini akan mengungkap tren dan pola yang sudah dibangun ke dalam sistem perusahaan Anda.
Ini akan memudahkan sistem untuk menghasilkan laporan yang mencerminkan produktivitas di semua bidang.
Selain itu, ini dapat digunakan sebagai referensi untuk memberikan perkiraan tindakan langsung untuk pemasaran di masa mendatang.
4. Fitur Akuntansi
Dalam sebuah perusahaan, akuntansi dan keuangan merupakan salah satu bagian penting yang harus diperhatikan.
Hal ini membuat ERP harus memiliki fungsi ini untuk memantau arus keuangan yang terjadi.
Sistem ERP dapat membantu dalam mengelola proses hutang, manajemen aset tetap, manajemen risiko dan manajemen pajak.
Oleh karena itu, Anda dapat memantau semua pergerakan mereka hanya dengan menggunakan satu perangkat lunak dengan berbagai keunggulan.
5. Fitur Pelacakan dan Visibilitas
Salah satu aspek terpenting yang harus ada dalam sebuah ERP adalah kemampuannya untuk memberikan visibilitas yang akurat.
Dengan integrasi tingkat tinggi, Anda dapat melihat semua informasi produk yang masuk dan keluar secara lebih detail.
Tingkat visibilitas dalam ERP juga akan membuat pengguna lebih cepat memahami masalah.
Ini akan memungkinkan mereka mengambil langkah tambahan untuk mendapatkan produk yang diinginkan.
Woowa CRM, Sistem yang Terintegrasi dengan WhatsApp
Selain keuntungan Anda dalam menggunakan sistem enterprise resource planning untuk bisnis Anda, Anda juga dapat melengkapinya dengan bantuan sistem crm yang terintegrasi dengan WhatsApp yaitu Woowa CRM.
Woowa CRM merupakan sistem CRM yang terintegrasi dengan WhatsApp yang bertujuan untuk lebih memudahkan pelayanan customer service supaya lebih mudah dan cepat. Sistem ini juga sudah digunakan oleh 3000+ pengguna lebih untuk memajukan layanan bisnis mereka.
Coba sistem CRM dari Woowa CRM sekarang.
