Sales emails itu ibarat senjata rahasia buat yang mau meningkatkan engagement dan konversi. Mulai dari kenalan pertama sampai follow-up setelah meeting, email yang well-crafted bisa bikin perbedaan yang signifikan. Tapi, crafting sales emails yang efektif itu sering kali tricky, bro. Makanya, di sini saya kasih kamu berbagai sales email template yang udah terbukti manjur buat berbagai tahap proses sales. Kamu bisa custom sesuai kebutuhan, jadi email kamu bakal resonate sama si penerima dan membantu kamu capai target sales.
Apa Itu Sales Email?
Sales email itu simpel sih, tapi powerful. Itu adalah alat komunikasi langsung yang dipakai sama sales pro buat engage sama potential customers. Biasanya ada beberapa tujuan dari sales email, mulai dari introduce produk atau jasa kamu, follow-up dari interaksi sebelumnya, atau re-engage prospek yang udah mulai dingin. Intinya, kunci kesuksesan sales email itu di seberapa personal kamu bikin emailnya dan seberapa jelas CTA (Call to Action) yang kamu kasih.
Jenis-jenis Sales Email
Sales email bisa dikategorikan ke dalam beberapa jenis, tergantung dari tujuan dan targetnya. Berikut ini adalah beberapa jenis sales email yang paling umum:
1. Cold Outreach Emails
Cold outreach email adalah jenis email yang dikirim ke prospek yang mungkin belum pernah mendengar tentang perusahaan atau brand kamu sebelumnya. Email ini biasanya digunakan untuk memperkenalkan produk atau layanan kamu kepada orang-orang yang belum familiar dengan apa yang kamu tawarkan. Tantangan utama dari cold outreach email adalah membuat prospek tertarik pada pesan kamu, meskipun mereka belum pernah berinteraksi dengan brand kamu sebelumnya.
- Tujuan: Membangun kesadaran dan menarik perhatian prospek.
- Tips: Pastikan email ini singkat, to the point, dan personal. Gunakan subject line yang menarik untuk meningkatkan kemungkinan email dibuka. Personalisasi dengan menyebutkan nama prospek dan menghubungkan email dengan sesuatu yang relevan bagi mereka, seperti pencapaian terbaru atau masalah yang mereka hadapi.
2. Follow-Up Emails
Follow-up email adalah jenis email yang dikirim setelah interaksi pertama, bisa berupa pertemuan, panggilan telepon, atau email sebelumnya. Tujuan dari follow-up email adalah untuk menjaga percakapan tetap berjalan dan memastikan bahwa prospek tidak melupakan produk atau layanan kamu. Ini juga memberi kesempatan untuk menjawab pertanyaan yang mungkin muncul setelah interaksi pertama.
- Tujuan: Mempertahankan keterlibatan dan mendorong prospek untuk mengambil langkah berikutnya.
- Tips: Jangan hanya mengirim satu follow-up email. Rata-rata, dibutuhkan 2 hingga 3 follow-up untuk mendapatkan tanggapan. Variasikan konten follow-up kamu untuk menjaga prospek tetap tertarik, misalnya dengan memberikan informasi tambahan atau menawarkan diskon khusus.
3. Re-Engagement Emails
Re-engagement email adalah email yang ditujukan kepada prospek atau pelanggan yang sudah mulai tidak aktif atau responsif. Email ini bertujuan untuk membangkitkan kembali minat mereka dan mendorong mereka untuk kembali terlibat dengan brand kamu. Re-engagement email sering digunakan untuk menghidupkan kembali leads yang sudah lama tidak berinteraksi atau untuk menarik kembali pelanggan yang sudah berhenti membeli.
- Tujuan: Membangkitkan kembali minat dan memperbarui hubungan dengan prospek atau pelanggan.
- Tips: Tawarkan sesuatu yang baru atau eksklusif dalam re-engagement email, seperti produk baru, penawaran spesial, atau konten yang relevan. Buat mereka merasa diperhatikan dan dihargai sehingga mereka termotivasi untuk kembali berinteraksi dengan brand kamu.
Setiap jenis sales email ini memiliki peran penting dalam siklus penjualan dan strategi pemasaran yang efektif. Dengan memahami dan menggunakan setiap jenis email ini dengan tepat, kamu bisa meningkatkan peluang untuk membangun hubungan yang kuat dengan prospek dan pelanggan, serta mendorong konversi yang lebih tinggi.
Contoh Format Sales Email Templates
Biar kamu bisa bikin sales email yang mantul, saya udah kompilasi beberapa template yang bisa dipakai buat berbagai tahap funnel sales. Masing-masing template bisa kamu custom sesuai industri atau prospek spesifik kamu.
Template 1: Cold Outreach Email
Subject: [Nama Prospek], Lagi Struggle Sama [Problem]?
Body: Hi [Nama Prospek],
Saya [Nama Kamu] dari [Nama Company Kamu]. Saya lihat [Nama Company Prospek] lagi [observasi spesifik tentang bisnis mereka]. Solusi dari kita, [singkat tentang gimana produk/jasa kamu bisa solve problem mereka], udah bantu banyak perusahaan kayak perusahaan kamu buat achieve [sebut hasil spesifik].
Boleh nggak kita schedule quick call minggu depan buat bahas gimana kita bisa bantu [Nama Company Prospek]?
Best regards, [Nama Kamu]
Kenapa Ini Works: Email ini personal dan langsung address pain point yang mungkin dirasakan prospek. CTA-nya jelas, ngajakin buat ngobrol tanpa pressure.
Template 2: Follow-Up Email
Subject: Cuma Mau Nanya Lagi—Gimana Tentang [Topik Sebelumnya]?
Body: Hi [Nama Prospek],
Saya cuma mau follow up tentang obrolan kita kemarin soal [topik spesifik]. Saya udah mikir-mikir, dan saya rasa solusi dari kita bisa cocok banget buat bantu kamu overcome challenge itu.
Kamu available nggak buat chat bentar explore ini lebih lanjut?
Looking forward to your thoughts.
Best, [Nama Kamu]
Kenapa Ini Works: Follow-up menunjukkan kalau kamu dedicated dan persistent, kualitas yang dihargai sama prospek. Template ini gently nudges penerima sambil kasih value.
Template 3: Closing the Deal Email
Subject: Let’s Wrap This Up—Your Solution Awaits
Body: Hi [Nama Prospek],
Saya excited banget sama potential buat kerja bareng dan bantu [Nama Company Prospek] achieve [tujuan spesifik]. Tim kita udah ready buat implementasi [solusi spesifik] segera setelah kamu kasih lampu hijau.
Bisa nggak kita schedule final call buat bahas detailnya dan langsung mulai?
Best regards, [Nama Kamu]
Kenapa Ini Works: Template ini bikin sense of urgency sambil reaffirming value yang kamu bawa. Langsung dan jelas, bikin prospek gampang ambil langkah selanjutnya.
Template 4: Re-Engagement Email
Subject: Udah Nyerah Sama [Tujuan Spesifik]?
Body: Hi [Nama Prospek],
Saya lihat kita udah lama nggak kontak-kontakan, dan saya cuma mau ngecek. Terakhir kali kita ngobrol, kamu tertarik sama [tujuan spesifik]. Saya ada beberapa ide baru yang mungkin bisa bantu kamu achieve itu dengan lebih efektif.
Kamu available nggak buat ngobrol bentar?
Looking forward to reconnecting.
Best, [Nama Kamu]
Kenapa Ini Works: Email ini didesain buat membangkitkan lagi minat dengan ngingetin prospek tentang tujuan awal mereka dan presentasiin ide baru buat ngebantu mereka achieve tujuan itu.
Case Studies dan Contohnya
Buat nunjukin efektifitas template-template ini, mari kita lihat beberapa contoh real-world.
- Case Study 1: Sebuah perusahaan tech B2B pakai template cold outreach dan berhasil ningkatin response rate mereka sampai 40%. Dengan mempersonalisasi email berdasarkan profil LinkedIn prospek, mereka bisa secure meeting sama decision-makers di perusahaan besar.
- Case Study 2: Sebuah retail business pakai template follow-up dan lihat 30% peningkatan konversi. Dengan cuma ngingetin prospek tentang limited-time offer, mereka bisa close lebih banyak deals dalam waktu yang lebih singkat.
Contoh-contoh ini menunjukkan gimana email yang targeted dan well-crafted bisa menghasilkan hasil bisnis yang signifikan.
Tips Customizing Sales Email Kamu
Menggunakan template untuk sales emails memang bisa menjadi fondasi yang kuat, tetapi untuk mendapatkan hasil maksimal, kamu perlu menyesuaikan email tersebut agar lebih relevan dan menarik bagi penerima. Berikut adalah beberapa tips yang bisa kamu terapkan:
1. Pakai Data CRM
Manfaatkan data yang ada di CRM (Customer Relationship Management) untuk mempersonalisasi email kamu. Dengan menggunakan informasi spesifik tentang perusahaan atau aktivitas terbaru penerima, kamu bisa membuat email yang lebih relevan dan menarik. Misalnya, sebutkan nama perusahaan penerima, proyek terbaru mereka, atau bahkan berita terbaru terkait industri mereka. Personalisasi semacam ini menunjukkan bahwa kamu memahami kebutuhan dan situasi mereka, yang bisa meningkatkan peluang respon positif.
- Contoh: Jika kamu tahu bahwa perusahaan penerima baru saja menerima penghargaan, kamu bisa memulai email dengan ucapan selamat dan mengaitkannya dengan produk atau layanan yang kamu tawarkan sebagai cara untuk membantu mereka mempertahankan momentum positif tersebut.
2. A/B Testing
A/B Testing adalah teknik yang sangat berguna untuk mengetahui apa yang paling efektif dalam sales emails kamu. Cobalah bereksperimen dengan berbagai elemen seperti subject line, panjang email, dan CTA (Call to Action). Dengan A/B Testing, kamu bisa mengidentifikasi kombinasi elemen yang paling resonan dengan audiens kamu dan mengoptimalkan email kamu untuk hasil yang lebih baik.
- Contoh: Kamu bisa membuat dua versi subject line, satu yang lebih formal dan satu lagi yang lebih santai, kemudian lihat mana yang mendapatkan open rate lebih tinggi. Begitu juga dengan CTA, kamu bisa mencoba antara CTA yang bersifat langsung seperti “Hubungi Kami Sekarang” dengan yang lebih lembut seperti “Pelajari Lebih Lanjut.”
3. Gunakan Visual yang Menarik
Menambahkan elemen visual seperti gambar, infografis, atau bahkan video pendek bisa membuat email kamu lebih menarik dan memikat perhatian penerima. Visual yang relevan juga bisa membantu memperjelas pesan yang ingin kamu sampaikan dan meningkatkan engagement.
- Contoh: Jika kamu menawarkan produk baru, sertakan gambar atau video yang menunjukkan cara kerja produk tersebut. Ini tidak hanya membuat email lebih menarik, tapi juga memberi penerima gambaran yang lebih jelas tentang manfaat produk.
4. Segmentasi Audience
Segmentasi adalah kunci untuk mengirimkan pesan yang tepat kepada orang yang tepat. Dengan membagi daftar email kamu ke dalam segmen-segmen berdasarkan industri, posisi pekerjaan, atau tahapan dalam perjalanan pelanggan, kamu bisa mengirimkan email yang lebih relevan dan tepat sasaran.
- Contoh: Jika kamu tahu bahwa sebagian dari audiens kamu adalah manajer pemasaran dan sebagian lagi adalah direktur IT, kamu bisa membuat dua versi email yang menyoroti aspek produk yang berbeda sesuai dengan kebutuhan masing-masing segmen.
5. Timing dan Frekuensi Pengiriman
Mengirim email pada waktu yang tepat bisa meningkatkan kemungkinan email kamu dibuka dan dibaca. Pertimbangkan waktu pengiriman berdasarkan zona waktu penerima dan jadwal kerja mereka. Selain itu, perhatikan juga frekuensi pengiriman; terlalu sering bisa mengganggu, sementara terlalu jarang bisa membuat penerima lupa tentang brand kamu.
- Contoh: Untuk audiens B2B, mengirim email pada hari Selasa atau Kamis pagi biasanya efektif karena mereka cenderung lebih fokus pada pekerjaan di awal minggu. Hindari pengiriman pada Senin pagi atau Jumat sore, karena email kamu bisa hilang di antara email lain atau bahkan terabaikan.
6. Tulis dengan Nada Suara yang Sesuai
Nada suara dalam email kamu harus mencerminkan brand kamu dan relevan dengan audiens. Jika target kamu adalah profesional senior, gunakan bahasa yang lebih formal. Sebaliknya, jika target kamu adalah startup atau perusahaan kreatif, nada suara yang lebih santai dan kreatif bisa lebih efektif.
- Contoh: Jika kamu menargetkan perusahaan startup, gunakan bahasa yang lebih santai dan jargon industri yang akrab dengan audiens tersebut. Ini akan membuat mereka merasa lebih terhubung dengan pesan kamu.
7. Optimalkan untuk Mobile
Dengan semakin banyaknya orang yang membuka email melalui perangkat mobile, penting untuk memastikan bahwa email kamu terlihat bagus dan mudah dibaca di layar kecil. Gunakan desain responsif dan pastikan bahwa elemen-elemen penting seperti CTA mudah diakses tanpa harus scroll terlalu jauh.
- Contoh: Pastikan subject line dan opening sentence kamu langsung menyampaikan nilai utama, karena inilah yang pertama kali dilihat ketika email dibuka di perangkat mobile.
Berikut adalah penjelasan yang lebih lengkap mengenai kesalahan umum yang perlu dihindari dalam membuat sales emails:
Kesalahan-kesalahan Umum Menulis Sales Email yang Harus Di Hindari
Meskipun template sales email yang kamu gunakan mungkin sudah kuat, beberapa kesalahan umum masih bisa membuat email kamu kurang efektif. Berikut ini adalah beberapa kesalahan yang perlu dihindari dan penjelasan lebih mendalam mengenai bagaimana mengatasinya:
1. Terlalu Generic
Salah satu kesalahan terbesar dalam membuat sales email adalah membuatnya terlalu generik. Email yang tidak dipersonalisasi sering kali terasa seperti spam bagi penerima dan cenderung diabaikan. Email yang generik tidak mempertimbangkan kebutuhan spesifik atau situasi unik dari penerima, sehingga kurang menarik dan relevan.
- Kenapa Ini Masalah: Penerima sering kali menerima banyak email setiap hari, dan mereka cenderung hanya memperhatikan email yang terasa personal dan relevan dengan kebutuhan mereka. Jika email kamu terlihat seperti dikirim massal tanpa perhatian khusus, kemungkinan besar akan langsung dihapus.
- Cara Mengatasinya: Selalu usahakan untuk mempersonalisasi email kamu dengan menyebutkan nama penerima, menyebutkan nama perusahaan mereka, atau merujuk pada kejadian atau prestasi terbaru yang relevan bagi mereka. Gunakan data yang kamu miliki untuk membuat email yang benar-benar berbicara kepada kebutuhan atau masalah mereka.
2. Weak CTA (Call to Action)
Call to Action (CTA) yang lemah atau tidak jelas bisa membuat penerima bingung tentang langkah apa yang harus mereka ambil selanjutnya. CTA adalah bagian penting dari email karena ini adalah tindakan yang kamu ingin penerima lakukan setelah membaca email kamu, seperti mengunjungi website, menjadwalkan meeting, atau mengunduh dokumen.
- Kenapa Ini Masalah: Tanpa CTA yang kuat dan jelas, email kamu bisa terasa tidak memiliki tujuan, dan penerima mungkin tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka. Ini bisa mengakibatkan email kamu diabaikan atau tidak menghasilkan tindakan yang diinginkan.
- Cara Mengatasinya: Pastikan CTA kamu singkat, jelas, dan langsung menuju tujuan. Misalnya, gunakan frasa seperti “Jadwalkan Panggilan Sekarang,” “Unduh Panduan Gratis,” atau “Pelajari Lebih Lanjut di Sini.” CTA juga harus terlihat menonjol di dalam email, baik dengan penggunaan tombol berwarna atau penempatan yang strategis.
3. Nggak Follow-Up
Kesalahan lainnya yang sering dilakukan adalah tidak melakukan follow-up setelah mengirim email pertama. Banyak orang berhenti di email pertama dan berpikir bahwa jika mereka tidak mendapatkan respons, prospek tidak tertarik. Padahal, follow-up yang konsisten sering kali diperlukan untuk mendapatkan perhatian dan respon dari prospek.
- Kenapa Ini Masalah: Prospek mungkin melewatkan email pertama kamu karena mereka sibuk atau lupa untuk menanggapi. Dengan tidak melakukan follow-up, kamu kehilangan kesempatan untuk tetap berada di radar mereka dan akhirnya mendapatkan tanggapan.
- Cara Mengatasinya: Rencanakan beberapa email follow-up yang dirancang untuk membangun percakapan. Setiap follow-up bisa menawarkan sesuatu yang baru atau mengingatkan mereka tentang pentingnya masalah yang kamu angkat di email pertama. Misalnya, kamu bisa mengirim email kedua yang menawarkan lebih banyak informasi atau penawaran khusus, dan email ketiga yang meminta feedback atau jadwal untuk panggilan lanjutan.
4. Terlalu Panjang atau Tidak Fokus
Email yang terlalu panjang atau bertele-tele sering kali membuat penerima bosan dan kehilangan minat. Email yang tidak fokus dan membahas terlalu banyak topik juga bisa membuat penerima bingung mengenai apa yang sebenarnya ingin kamu sampaikan.
- Kenapa Ini Masalah: Penerima sering kali tidak punya waktu untuk membaca email yang panjang dan tidak fokus. Mereka ingin pesan yang cepat dan langsung ke intinya.
- Cara Mengatasinya: Pastikan email kamu ringkas dan fokus pada satu tujuan utama. Jika ada beberapa hal yang perlu disampaikan, pertimbangkan untuk memecahnya menjadi beberapa email. Usahakan setiap email tidak lebih dari 3-4 paragraf dan selalu tutup dengan CTA yang jelas.
5. Subject Line yang Tidak Menarik
Subject line adalah bagian pertama dari email yang dilihat oleh penerima, dan subject line yang tidak menarik atau tidak relevan bisa mengakibatkan email kamu tidak dibuka sama sekali. Ini adalah kesalahan yang sangat umum namun berdampak besar.
- Kenapa Ini Masalah: Jika subject line kamu tidak menarik atau tidak memberikan alasan kuat bagi penerima untuk membuka email, maka seluruh isi email tersebut tidak akan pernah dilihat.
- Cara Mengatasinya: Gunakan subject line yang singkat, menarik, dan relevan dengan isi email. Hindari clickbait, tetapi pastikan subject line kamu cukup menarik untuk membuat orang penasaran. Misalnya, gunakan pertanyaan, tawarkan nilai, atau buat pernyataan yang kuat dan relevan dengan kebutuhan penerima.
Yuk Optimalkan Penjualan Kamu dengan Sales Email Template dan Woowa CRM
Membuat sales email yang efektif memerlukan strategi yang tepat, mulai dari personalisasi, CTA yang jelas, hingga follow-up yang konsisten. Dengan menghindari kesalahan umum seperti email yang terlalu generik atau subject line yang tidak menarik, kamu dapat meningkatkan peluang engagement dengan prospek. Sales email templates yang dirancang dengan baik akan membantu kamu dalam berbagai tahap penjualan, mulai dari cold outreach hingga re-engagement, dan memastikan bahwa pesan kamu tidak hanya dibaca, tetapi juga menghasilkan tindakan yang diinginkan.
Namun, tanpa alat yang tepat, mengelola dan mengoptimalkan interaksi dengan pelanggan bisa menjadi tugas yang berat. Di sinilah Woowa CRM hadir sebagai solusi. Dengan Woowa CRM, kamu bisa melakukan semua pengelolaan ini langsung dari WhatsApp Web. Dari cek ongkir secara instan hingga mengirim quick reply yang memanggil nama dan menyertakan gambar, Woowa CRM memungkinkan kamu untuk menjalankan kampanye penjualan yang lebih personal dan efisien. Selain itu, fitur seperti funneling, tagging, dan reminder follow-up memastikan bahwa setiap pelanggan diperlakukan dengan perhatian yang sesuai, meningkatkan peluang konversi dan kepuasan pelanggan.
Woowa CRM benar-benar mengubah cara kamu menangani pelanggan, menjadikannya lebih mudah, cepat, dan efektif. Dengan fitur yang mendukung setiap langkah dari komunikasi hingga manajemen pesanan, Woowa CRM memastikan bahwa setiap sales email yang kamu kirim memiliki dampak maksimal. Jadi, jika kamu ingin memaksimalkan hasil dari sales email template yang sudah kamu buat, saatnya kamu mencoba Woowa CRM untuk meningkatkan performa tim sales kamu.
