Keberadaan “sales report” tuh penting banget buat bisnis, nggak boleh dilewatin. Bayangin aja, laporan penjualan ini bisa kasih kamu wawasan penting yang nyangkut sama banyak hal terkait operasional bisnis.
Contohnya nih, apakah tim sales kamu udah on track buat capai target penjualan? Kenapa kuartal ini jelek banget, dan gimana cara kamu buat memperbaikinya? Apakah prospek di pipeline kamu udah cukup banyak?
Tapi nih, jawab pertanyaan-pertanyaan itu tanpa data yang akurat tuh susah banget. Makanya, kamu butuh “sales report” yang bisa merinci semua aktivitas penjualan dan kasih wawasan holistik. Ini bisa bantu manajer penjualan buat planning ke depan dan bikin strategi penjualan yang tepat buat bisnis kamu.
Nah, yuk pelajari cara bikin laporan penjualan atau “sales report” yang akurat di bawah ini!
Apa itu Sales Report?
Sales report adalah dokumen penting yang isinya rincian operasional penjualan bisnis dalam periode waktu tertentu. Biasanya, laporan ini mencakup informasi tentang jumlah penjualan yang berhasil dilakukan, prospek, akun baru, sampai pendapatan dan biaya operasional bisnis selama periode itu.
Selain itu, “sales report” juga bisa bantu bisnis kamu buat analisis informasi di setiap tahap saluran penjualan. Kamu bisa lihat nih, di mana perlu ubah pendekatan penjualan dan inisiatif growth lainnya.
Lebih dari itu, “sales report” juga ngasih wawasan penting tentang seberapa sukses metode penjualan yang kamu pake. Prediksi data penjualan di masa depan jadi lebih akurat, analisis kinerja dibanding periode sebelumnya jadi lebih jelas, dan kamu bisa ngerti lebih baik apa yang memotivasi pelanggan.
Apa Tujuan atau Fungsi Sales Report?
Pada dasarnya, tujuan utama dari “sales report” yang dibuat oleh bisnis adalah buat ngasih gambaran jelas tentang kondisi atau jumlah penjualan dalam periode tertentu. Hasil dari laporan ini sering dijadikan bahan evaluasi buat aktivitas bisnis terkait penjualan, sehingga kamu bisa bikin keputusan yang lebih baik.
Selain itu, ada beberapa fungsi lain kenapa bisnis perlu bikin “sales report”. Ini dia beberapa alasannya:
Menunjukkan Kredibilitas Bisnis
Laporan penjualan yang detail dan akurat juga nunjukin kredibilitas bisnis dalam menjalankan operasionalnya. Ini bisa jadi nilai plus buat bisnis kamu di mata investor dan stakeholder lainnya.
Bantu Bikin Keputusan Penjualan ke Depan
Dengan “sales report”, kamu bisa lebih gampang buat nentuin keputusan penjualan untuk periode waktu selanjutnya. Data yang akurat bikin kamu bisa ngambil langkah yang tepat biar penjualan makin naik.
Dorong Salesperson Tingkatkan Performa
Laporan penjualan juga bisa jadi motivasi buat tim sales kamu. Mereka jadi punya target yang jelas dan tahu area mana yang perlu diperbaiki biar performa makin maksimal.
Efisiensi Waktu dan Tenaga
Dengan laporan yang detail, kamu jadi gak perlu buang-buang waktu dan tenaga buat ngejar prospek yang kurang menguntungkan. Fokus bisa lebih tertuju ke prospek yang potensial.
Gambaran Terkini Kondisi Penjualan dan Keuangan
“Sales report” ngasih kamu update terkini tentang kondisi penjualan dan keuangan bisnis. Jadi, kamu selalu on track dan tahu apa yang harus dilakukan next.
Mengetahui Saluran Penjualan Paling Efektif
Dari laporan ini, kamu bisa tahu saluran penjualan mana yang paling efektif menghasilkan keuntungan. Saluran ini bisa dioptimalkan biar profit makin maksimal.
Memahami Kebutuhan Pelanggan
Trend penjualan yang ada dalam laporan bisa bantu kamu memahami kebutuhan pelanggan lebih baik. Dengan begitu, strategi pemasaran dan penjualan bisa disesuaikan.
Dokumen Pertanggungjawaban
Buat investor dan jajaran direksi lainnya, “sales report” jadi dokumen pertanggungjawaban yang penting. Laporan ini punya bukti valid kayak nota, kuitansi, faktur, dan bukti transaksi lainnya, jadi data hasil penjualan kamu sah di mata hukum.
Bagaimana Cara Membuat Laporan Penjualan (Sales Report)?
- Tentukan Jenis Laporan yang Kamu Mau
Langkah pertama buat bikin “sales report” adalah nentuin jenis laporan yang kamu pengen. Pilih tampilan yang sesuai dan cocok dengan data yang bakal disajikan. Soalnya nih, “sales report” gak cuma soal angka dan penjelasan, tapi juga tampilan yang menarik dan mudah dibaca. Biar makin kece, kamu bisa pake template laporan penjualan atau “sales report app” kayak CRM buat bikin beberapa jenis laporan sekaligus dengan mudah. - Ketahui Siapa Audiens Laporan Kamu
Siapa sih yang bakal baca laporan penjualan kamu? Kalau buat presentasi yang kompleks, kamu mungkin bakal masukin beberapa KPI ke dalam “sales report” kamu. Tapi, kalau buat eksekutif, mungkin cukup ringkasan yang padat tapi mencakup banyak jenis laporan. Sesuaikan aja dengan siapa yang bakal nerima laporan penjualan kamu. - Tentukan Periode Laporan
Udah tahu jenis laporan dan audiensnya? Next, tentuin periode laporan yang mau kamu sampaikan. Bisa harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Bandingin info dari periode yang udah ditentuin dengan periode sebelumnya. Tujuannya biar kamu tahu apakah ada progress atau malah setback dalam penjualan kamu. - Sertakan Informasi yang Sesuai
Setelah tahu siapa audiens dan periode laporan, sekarang saatnya nentuin data apa aja yang mau kamu masukin ke “sales report” kamu. Sertakan atau kecualikan data tertentu sesuai kebutuhan bisnis kamu. Misalnya, kamu bisa tambahin data soal performa produk atau analisis customer behavior. - Visualisasikan Data dengan Grafik
Jangan cuma tampilin data berupa daftar angka doang, ya. Banyaknya angka bisa bikin audiens pusing. Jadi, kamu perlu masukin banyak grafik dan gambar bermanfaat lainnya buat bantu audiens ngerti angka-angka itu. Pake “sales report app” buat bikin grafik otomatis dari data Excel yang udah kamu punya, biar lebih gampang dan eye-catching. - Periksa Kembali Data dan Informasi
Setelah semua langkah di atas kelar, sekarang waktunya periksa lagi data dan informasi yang ada di “sales report” kamu. Jangan ragu buat ambil informasi tambahan, bikin ulang grafik, atau minta bantuan dari anggota tim penjualan lainnya. Pastikan semua data akurat dan sesuai. - Sajikan Sales Report
Terakhir, saatnya kamu menyajikan “sales report” dan jelasin dengan tepat. Pastikan penjelasan tertulis kamu mendukung angka-angka yang disampaikan. Selain itu, uraikan juga perbaikan yang tim kamu rencanakan buat diterapkan ke depannya.
Jenis-jenis Sales Report
Ada beberapa jenis “sales report” yang perlu bisnis kamu ketahui. Jenis-jenis ini dibedakan dari matriks yang diukur. Dengan menggunakan aplikasi laporan penjualan, kamu bisa bikin beberapa laporan penjualan secara otomatis dengan gampang. Berikut jenis-jenis laporan penjualan beserta contoh “sales report” yang perlu kamu ketahui.
Monthly Sales Reports
- Sales KPI Report Laporan ini berisi Key Performance Indicator (KPI) penjualan yang bisa bantu kamu melacak progress penjualan dan ngubah arah strategi bisnis. Kamu bisa kelompokin biaya, pantau penjualan inkremental, dan bandingin hasil penjualan bulan ini dengan bulan lalu sambil terus update data.
- Sales Forecasts Laporan yang memprediksi jumlah penjualan yang bakal dilakukan tim kamu dalam periode tertentu. Kamu bisa pake ini buat antisipasi perlambatan musiman atau rencanain masalah yang mungkin ngaruh ke bisnis.
- Sales Cycle Length Report Laporan ini mencakup keseluruhan penjualan yang dilakukan oleh tim sales kamu, mulai dari peluang hingga closing deal yang berhasil. Ini bisa bantu kamu nilai kinerja setiap sales dan lihat seberapa baik mereka dalam closing deal dan berapa lama waktu yang dibutuhin buat capai kesepakatan.
- Sales Conversion Report Laporan ini menilai kemajuan prospek di sepanjang sales funnel. Ini juga mencakup informasi tentang kontak, prospek yang dihasilkan, dan pencapaian dari periode ke periode. Kamu bisa bikin laporan ini bulanan, mingguan, atau harian.
- Sales & Order Report Banyaknya pesanan dan penjualan yang perlu ditangani mungkin bikin kamu pusing. Dengan “sales & order report”, kamu bisa dengan mudah lihat berapa banyak pesanan yang masuk, diproses, dikirim, atau bahkan dikembalikan. Jadi, kalo ada masalah, kamu bisa cepet tahu dan beresin.
- Sales Performance Report Laporan ini berisi gambaran umum kinerja penjualan selama satu bulan. Banyak KPI yang beda-beda di dalamnya. Kamu bisa lihat performa dan kinerja penjualan bisnis kamu secara umum.
Weekly Sales Reports
- Outbound Call Report Laporan ini nampilin panggilan yang ditujukan ke prospek dan pelanggan buat dorong pembelian. Dari sini, kamu bisa dapet wawasan tentang kinerja perwakilan dan kualitas prospek.
- Upsell and Cross-Sell Report Merinci jumlah dan nilai item yang dijual atau cross-sell. Tim kamu bisa review laporan ini buat identifikasi peluang peningkatan penjualan di masa depan.
- Customer Lifetime Value Laporan ini nunjukin berapa banyak nilai yang diharapin per pelanggan. Kamu bisa pantau setiap minggu buat lihat apakah rata-ratanya naik atau turun. Tujuannya biar nilai lifetime pelanggan bisa terjaga selama mungkin.
- Conversion Report Mirip dengan monthly sales conversion report, tapi ini buat kebutuhan mingguan. Berisi jumlah prospek yang berhasil dikonversi sepanjang tahapan sales funnel.
- Rate of Return Laporan ini bantu kamu tahu pendapat pelanggan tentang produk yang dijual. Dengan tahu tingkat pengembalian produk, kamu bisa ngurangin jumlah pengembalian di masa depan dan tingkatin kualitas barang atau penawaran kamu.
Daily Sales Reports
Jumlah Penjualan/Penawaran Tertutup
Seperti namanya, laporan ini berisi jumlah penjualan/penawaran tertutup yang berhasil dibuat oleh tim kamu hari itu. Ini penting buat bisnis kecil dengan banyak barang bernilai tambah rendah. Transaksi sebanyak mungkin bisa bantu kamu dapetin margin keuntungan yang diharapkan.
Jumlah Pertemuan yang Diatur oleh Perwakilan
Laporan ini berisi jumlah pertemuan yang diatur oleh tim sales setiap harinya. Meskipun gak bisa maksa calon pelanggan buat ngatur pertemuan, ini bisa bantu kamu kontrol berapa banyak pertemuan yang diatur.
Jumlah Peluang Penjualan Laporan ini berisi sales opportunity dari prospek yang memenuhi syarat. Peluang ini bisa berupa percakapan yang berakhir pada pertemuan dan membuka jalan untuk interaksi penjualan lebih lanjut.
Jumlah Pelanggan yang Hilang
Berbeda dengan laporan sebelumnya, ini berisi metrik jumlah pelanggan yang hilang. Ada berbagai faktor yang memengaruhi hilangnya pelanggan, dan laporan ini bisa kasih insight soal itu.
Jumlah Prospek Baru yang Dibuat oleh Perwakilan
Laporan ini cukup sederhana, berisi jumlah prospek baru yang dibuat oleh tim sales. Kamu bisa identifikasi prospek potensial untuk bisnis dari sini.
Istilah-Istilah dalam Sales
Ada beberapa istilah dalam dunia “sales” yang mungkin jarang dipahami orang awam, tapi sering banget dipakai dalam bisnis. Nah, istilah-istilah ini penting banget buat kamu pahami biar nggak bingung saat dengerin obrolan sales. Yuk, simak!
- Sales Plan
Sales plan itu semacam blueprint yang detail banget tentang tujuan, strategi penjualan, jenis pelanggan yang mau dibidik, harga produk, hingga target yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Bayangin aja kayak roadmap buat nyampe ke target penjualan kamu. - Sales Pipeline
Ini tuh tahapan atau langkah-langkah dalam proses penjualan, mulai dari menjaring prospek (leads), interaksi dengan mereka, nawarin produk atau jasa, hingga akhirnya terjadi transaksi atau deal. Intinya, sales pipeline ngasih gambaran jelas tentang perjalanan prospek dari awal sampe closing deal. - Prospek (Leads)
Prospek atau leads adalah calon pelanggan yang berpotensi buat ngelakuin transaksi pembelian produk. Mereka ini kayak calon gebetan yang perlu kamu deketin dan yakinin buat jadi pelanggan setia. - Deals
Deals itu kesepakatan jual beli yang dilakukan antara pelanggan dengan bisnis dalam periode waktu tertentu. Bisa dibilang, deals adalah hasil akhir yang diharapin dari semua usaha sales kamu. - Salesperson
Salesperson adalah orang yang bekerja buat jual atau nawarin produk, barang, atau layanan kepada pembeli. Mereka ini yang berjuang di garis depan buat bikin produk kamu laku keras.
Yuk Dapatin Sales Report App Terbaik untuk Bisnis Kamu Sekarang
“Sales report” itu penting banget buat bisnis karena ngasih gambaran tentang kondisi penjualan dalam periode tertentu. Dengan sales report, bisnis bisa evaluasi aktivitas penjualan, buat keputusan lebih baik, dan optimalkan strategi untuk capai target. Ada berbagai jenis sales report seperti monthly, weekly, dan daily reports yang bisa membantu dalam analisis dan perencanaan. Pahami juga istilah penting dalam sales seperti sales plan, sales pipeline, prospek, deals, dan salesperson untuk lebih paham dan jago di dunia sales.
Nah, buat kamu yang mau makin gampang handle customer dan ningkatin performa sales, cobain deh Woowa CRM! Ini adalah aplikasi Customer Relationship Management dalam bentuk extension browser Chrome yang terintegrasi langsung dengan web.whatsapp kamu. Dengan Woowa CRM, kamu bisa cek ongkir langsung di chat, quick reply dengan nama dan gambar, serta sortir kontak sesuai funnel. Fitur lain termasuk tagging customer, save pesan penting, input orderan instan, dan reminder follow up yang bikin semuanya lebih efisien.
Jadi, dengan Woowa CRM, ngurusin customer jadi lebih gampang dan efisien. Kamu bisa ningkatin performa sales tanpa ribet. Coba sekarang dan rasain sendiri bedanya dalam mengoptimalkan aktivitas penjualan. Sales report kamu bakal lebih bermakna dengan bantuan Woowa CRM!